Modello: Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003 (Da consegnare al dipendente sotto forma di lettera)

Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003
(Da consegnare al dipendente sotto forma di lettera)

Preg.mo sig./a,
Le comunico che il D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.

Ai sensi dell'articolo 13 del D.lgs. n.196/2003, pertanto, Le comunico che lo Studio Legale presso il quale Lei presta la sua opera tratta i suoi dati personali
In particolare nella mia qualità di titolare del trattamento dei dati personali Le comunico quanto segue:

a) I dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari, da Lei forniti ovvero eventualmente acquisiti, anche, presso terzi, saranno utilizzati – nel rispetto della normativa vigente e fermi gli obblighi di riservatezza e di segreto professionale - esclusivamente per le finalità connesse con la gestione del Suo rapporto di lavoro o di collaborazione, per tutte le necessità di tipo contrattuale, previdenziale, assicurativi e fiscali
b) I Suoi dati personali potranno essere comunicati ad Enti o soggetti esterni quali INPS, INAIL, Direzione Provinciale del Lavoro, Ministero delle Finanze, compagnie di assicurazioni, fondi di previdenza ed assistenza, ovvero altri Enti o società che avranno necessità di conoscere i Suoi dati per l’espletamento della gestione fiscale, previdenziale e contrattuale del rapporto di lavoro e/o collaborazione in corso.
c) i suoi dati personali, in funzione delle strette necessità connesse con il rapporto di lavoro in corso, potranno essere comunicati ovvero trattati da altri incaricati dello Studio ovvero da terzi che con lo studio hanno rapporti di collaborazione, contrattuale per la gestione anche di tipo contabile del rapporto di lavoro, ovvero che provvedono alla gestione e manutenzione del software e degli strumenti elettronici.
d) Il trattamento dei Suoi dati avviene utilizzando supporti informatici e/o supporti cartacei..
e) Il trattamento delle informazioni che La riguardano sarà improntato ai  principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e saranno trattati e conservati con strumenti informatici ( con modalità cartacee) .
f) Il conferimento dei dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari deve intendersi quale mera facoltà e non obbligo.
g) Lo studio legale dell’avv. ******** ha redatto ed approntato un D.P.S. ( Documento Programmatico della Sicurezza) nel quale sono descritte ed individuate le misure di sicurezza adottate per la sicurezza dei dati personali – identificativi – sensibili e giudiziari e gli eventuali aggiornamenti e/o modificazioni dei dati identificativi dei titolari, dei responsabili e/o degli incaricati
h) Gli estremi identificativi dei titolari del trattamento sono:

- Avv. _________________, nato il _________a ____________, cod.fisc. _______________;
- Avv. _________________, nato il _________a ____________, cod.fisc. _______________;
- Avv. _________________, nato il _________a ____________, cod.fisc. _______________;

- ai sensi dell’articolo 4 lettera “g” quale “responsabile del trattamento” è nominato il Sig. ______________________ ; ogni modificazione del nominativo del responsabile verrà comunicata.

Altresì, Infine Le comunico che:

1. Il trattamento dei dati avverrà in modo idoneo a garantire la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati che consentano la memorizzazione, la gestione e la trasmissione degli stessi.

2. I dati e la documentazione necessari e pertinenti il rapporto di lavoro e/o collaborazione in corso, verranno conservati, in archiviazione, oltre l’esecuzione degli incarichi affidati e precisamente per il periodo di 10 anni ed anche oltre tale periodo, limitatamente ai dati personali per ragioni di carattere storico statistico e connesse al tipo di software utilizzato per la gestione del personale dello Studio Legale e per la formazione dei testi.

Le comunico che il trattamento dei dati sensibili , identificativi e giudiziari richiede dell’autorizzazione da parte Sua e la mancata autorizzazione potrebbe rendere non possibile il rapporto di lavoro e/o collaborazione in corso.
In ogni caso Le comunico che i dati non saranno comunicati ad altri soggetti, né saranno oggetto di diffusione, fatta eccezione per i dati personali che per motivi fiscali si renderà necessari comunicare al commercialista dello Studio che ha dato assicurazione circa il rispetto del Codice della Privacy e della assoluta riservatezza, oltre che dell’approntamento di un D.P.S. in conformità a quanto previsto dal citato Codice e dall’allegato B allo stesso Codice.
Lo Studio Legale e conseguentemente il sottoscritto, quale titolare del trattamento, ovvero il responsabile del Trattamento, ovvero l’incaricato alla gestione del Personale potrà, inoltre, dover venire a conoscenza di dati definiti “sensibili” ai sensi dell’art. 4, comma 1, lettera d), del D.Lgs. n. 196/2003, quali, in particolare quelli idonei a rivelare il Suo stato di salute, ovvero la Sua adesione ad un sindacato, o, ancora, l’adesione a partiti politici, le convinzioni religione, le origini razziali o etniche, eccetera. Pertanto La invito ad esprimere il Suo consenso scritto al trattamento di tali dati personali, che sarà nostra cura effettuare esclusivamente nell’ambito di quanto indicato dalla vigente “Autorizzazione generale al trattamento dei dati sensibili nell’ambito del rapporto di lavoro” emanata dal Garante per la privacy.
La informo che in ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell'art.7 del D.lgs.196/2003 rivolgendosi direttamente al sottoscritto ovvero al Responsabile del Trattamento nella persona dell’avv. ……….
Infine La informo che per le incombenze di natura fiscale, assicurativa e previdenziale nonché per tutte le necessità connesse con il rapporto di lavoro e/o collaborazione in corso lo Studio Legale avrà necessità di trattare i dati personali e sensibili dei Suoi familiari che sono invitati, Suo tramite ad esprimere il loro consenso scritto al trattamento dei loro dati personali, che sarà nostra cura effettuare esclusivamente nell’ambito di quanto indicato dalla vigente “Autorizzazione generale al trattamento dei dati sensibili nell’ambito del rapporto di lavoro” emanata dal Garante per la privacy. Gli stessi potranno esercitare i loro diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell'art.7 del D.lgs.196/2003 rivolgendosi direttamente al sottoscritto ovvero al Responsabile del Trattamento nella persona dell’avv. ……….
Di seguito si riportano le disposizioni del d. l.vo 196/03 che riguardano i Suoi diritti in materia di riservatezza dei dati personali, sensibili, identificativi e giudiziari.

1. ART.13 - INFORMATIVA: “1. L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati personali sono previamente infirmati oralmente o per iscritto circa: a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto; d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati medesimi; e) i diritti di cui all’articolo 7; f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell’articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione  le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l’elenco aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato un  responsabile per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’art.7 è indicato tale responsabile. 2. L’informativa di cui al comma 1 contiene ance gli elementi previsti da specifiche disposizioni del presente codice e può non comprendere gli elementi già noti alla persona che fornisce i dati o la cui conoscenza può ostacolare in concreto l’espletamento da parte di un soggetto pubblico di funzioni ispettive o di controllo svolte per finalità di difesa o sicurezza dello Stato oppure di prevenzione, accertamento o repressione di reati. 3. Il Garante può individuare con proprio provvedimento modalità semplificate per l’informativa fornita in particolare da servizi telefonici di assistenza e informazione al pubblico. 4. Se i dati personali non sono raccolti presso l’interessato l’informativa di cui al comma 1, comprensiva delle categorie di dati trattati, è data al medesimo interessato all’atto della registrazione dei dati o, quando,è prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione. 5. La disposizione di cui al comma 4 non si applica quando: a) i dati sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un  regolamento o dalla legge comunitaria; b) i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000 n.397 o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; c) l’informativa all’interessato comporta un impiego di mezzi che il Garante – prescrivendo eventuali misure appropriate – dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli – a giudizio del Garante – impossibile”.
2. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] b) <dato personale>, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; c) <dati identificativi> i dati personali che permettono l‘identificazione diretta dell’interessato; d) <dati sensibili>, i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; e) <dati giudiziari>, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’art.3 comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u) del D.P.R. 14.11.2002 n.313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61del codice di procedura penale”. 
3. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] f) <titolare>, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono – anche unitamente ad altro titolare . le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; g) <responsabile>, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; h) <incaricati>, le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o responsabile”.
4. ART.7 – DIRITTO DI ACCESSO AI DATI PERSONALI ED ALTRI DIRITTI: “1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: a) dell’’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art.5 comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L’interessato ha diritto di ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero - quando via ha interesse – l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere da “a” a “b” sono state portate a conoscenza anche per quanto riguarda l loro contenuto di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L’interessato ha diritto di opporsi in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale”.
5. ART.25 – DIVIETI DI COMUNICAZIONE e DIFFUSIONE: “1. La comunicazione e la diffusione sono vietate, oltre che in caso di divieto disposto dal Garante o dall’Autorità giudiziaria: a) in riferimento ai dati personali dei quali è stata ordinata la cancellazione, ovvero quanto è decorso il periodo di tempo indicato nell’art.11 comma 1, lettera “e”; b) per finalità diverse da quelle indicate nella notificazione del trattamento, ove prescritta. 2. È fatta salva la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, da forze di polizia, dall’autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza da altri soggetti pubblici ai sensi dell’art.58, comma 2, per finalità di difesa o sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati”.
6. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] a) <trattamento> qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati anche se non registrati in una banca dati […]; l) <comunicazione> il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; m) <diffusione> il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione”.

Distinti saluti.
Data,
Firma

CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI, SENSIBILI E GIUDIZIARI
Il sottoscritto …………….. nella sua qualità di dipendente/collaboratore dello Studio Legale dell’avv…………. , dichiara di avere ricevuto copia del presente documento dall’avv. …….. Titolare del trattamento dei dati personali ed esprime espresso consenso al trattamento ed alla comunicazione dei suoi dati personali conferiti allo Studio Legale, ovvero dallo stesso comunque conosciuti, con particolare riferimento a quelli definiti sensibili e giudiziari dall’art. 4 comma 1 lettere d) ed e) d. l.vo 196/2003 nei limiti e per la durata precisata nell’informativa che precede.
Firma del dipendete e/o collaboratore

I sottoscritti come identificati nello specchio che segue  nella loro qualità di familiari del dipendente/ collaboratore dello Studio Legale dell’avv…………. , dichiarano di avere ricevuto copia del presente documento dall’avv. …….. Titolare del trattamento dei dati personali ed esprimono espresso consenso al trattamento ed alla comunicazione dei loro dati personali conferiti allo Studio Legale, ovvero dallo stesso comunque conosciuti, con particolare riferimento a quelli definiti sensibili e giudiziari dall’art. 4 comma 1 lettere d) ed e) d. l.vo 196/2003 nei limiti e per la durata precisata nell’informativa che precede.

Cognome e nome Luogo e data di nascita Grado di parentela Data                  Firma