Garante per la Protezione dei Dati Personali: Provvedimento del 27/11/2008

Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema.

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

PROVVEDIMENTO 27 novembre 2008
(pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 300 del 24 dicembre 2008)

Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti
effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni
delle funzioni di amministratore di sistema.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, gli articoli 31 ss. e 154, comma 1, lettera c) e h), nonche' il disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza di cui all'allegato B al medesimo Codice;
Visti gli atti d'ufficio relativi alla protezione dei dati trattati con sistemi informatici e alla sicurezza dei medesimi dati e sistemi;
Rilevata l'esigenza di intraprendere una specifica attivita' rispetto ai soggetti preposti ad attivita' riconducibili alle mansioni tipiche dei c.d. «amministratori di sistema», nonche' di coloro che svolgono mansioni analoghe in rapporto a sistemi di elaborazione e banche di dati, evidenziandone la rilevanza rispetto ai trattamenti di dati personali anche allo scopo di promuovere presso i relativi titolari e nel pubblico la consapevolezza della delicatezza di tali peculiari mansioni nella «Societa' dell'informazione» e dei rischi a esse associati;
Considerata l'esigenza di consentire piu' agevolmente, nei dovuti casi, la conoscibilita' dell'esistenza di tali figure o di ruoli analoghi svolti in relazione a talune fasi del trattamento all'interno di enti e organizzazioni;
Ritenuta la necessita' di promuovere l'adozione di specifiche cautele nello svolgimento delle mansioni svolte dagli amministratori di sistema, unitamente ad accorgimenti e misure, tecniche e organizzative, volti ad agevolare l'esercizio dei doveri di controllo da parte del titolare (due diligence);
Constatato che lo svolgimento delle mansioni di un amministratore di sistema, anche a seguito di una sua formale designazione quale responsabile o incaricato del trattamento, comporta di regola la concreta capacita', per atto intenzionale, ma anche per caso fortuito, di accedere in modo privilegiato a risorse del sistema informativo e a dati personali cui non si e' legittimati ad accedere rispetto ai profili di autorizzazione attribuiti;
Rilevata la necessita' di richiamare l'attenzione su tale rischio del pubblico, nonche' di persone giuridiche, pubbliche amministrazioni e di altri enti [di seguito sinteticamente individuati con l'espressione «titolari del trattamento»: art. 4, comma 1, lettera f) del Codice] che impiegano, in riferimento alla gestione di banche dati o reti informatiche, sistemi di elaborazione utilizzati da una molteplicita' di incaricati con diverse funzioni, applicative o sistemistiche;
Rilevato che i titolari sono tenuti, ai sensi dell'art. 31 del Codice, ad adottare misure di sicurezza «idonee e preventive» in relazione ai trattamenti svolti, dalla cui mancata o non idonea predisposizione possono derivare responsabilita' anche di ordine penale e civile (articoli 15 e 169 del Codice);
Constatato che l'individuazione dei soggetti idonei a svolgere le mansioni di amministratore di sistema riveste una notevole importanza, costituendo una delle scelte fondamentali che, unitamente a quelle relative alle tecnologie, contribuiscono a incrementare la complessiva sicurezza dei trattamenti svolti, e va percio' curata in modo particolare evitando incauti affidamenti;
Considerato inoltre che, qualora ritenga facoltativamente di designare uno o piu' responsabili del trattamento, il titolare e' tenuto a individuare solo soggetti che «per esperienza, capacita' ed affidabilita' forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza» (art. 29, comma 2, del Codice);
Ritenuto che i titolari di alcuni trattamenti effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili, i quali pongono minori rischi per gli interessati e sono stati pertanto oggetto di recenti misure di semplificazione (art. 29 decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 6 novembre 2008), debbano essere allo stato esclusi dall'ambito applicativo del presente provvedimento;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Premesso:

1. Considerazioni preliminari.
Con la definizione di «amministratore di sistema» si individuano generalmente, in ambito informatico, figure professionali finalizzate alla gestione e alla manutenzione di un impianto di elaborazione o di sue componenti. Ai fini del presente provvedimento vengono pero' considerate tali anche altre figure equiparabili dal punto di vista dei rischi relativi alla protezione dei dati, quali gli amministratori di basi di dati, gli amministratori di reti e di apparati di sicurezza e gli amministratori di sistemi software complessi.
Gli amministratori di sistema cosi' ampiamente individuati, pur non essendo preposti ordinariamente a operazioni che implicano una comprensione del dominio applicativo (significato dei dati, formato delle rappresentazioni e semantica delle funzioni), nelle loro consuete attivita' sono, in molti casi, concretamente «responsabili» di specifiche fasi lavorative che possono comportare elevate criticita' rispetto alla protezione dei dati.
Attivita' tecniche quali il salvataggio dei dati (backup/recovery), l'organizzazione dei flussi di rete, la gestione dei supporti di memorizzazione e la manutenzione hardware comportano infatti, in molti casi, un'effettiva capacita' di azione su informazioni che va considerata a tutti gli effetti alla stregua di un trattamento di dati personali; cio', anche quando l'amministratore non consulti «in chiaro» le informazioni medesime.
La rilevanza, la specificita' e la particolare criticita' del ruolo dell'amministratore di sistema sono state considerate anche dal legislatore il quale ha individuato, con diversa denominazione, particolari funzioni tecniche che, se svolte da chi commette un determinato reato, integrano ad esempio una circostanza aggravante.
Ci si riferisce, in particolare, all'abuso della qualita' di operatore di sistema prevista dal codice penale per le fattispecie di accesso abusivo a sistema informatico o telematico (art. 615-ter) e di frode informatica (art. 640-ter), nonche' per le fattispecie di danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (articoli 635-bis e ter) e di danneggiamento di sistemi informatici e telematici (articoli 635-quater e quinques) di recente modifica (vedi nota 1).
La disciplina di protezione dei dati previgente al Codice del 2003 definiva l'amministratore di sistema, individuandolo quale «soggetto al quale e' conferito il compito di sovrintendere alle risorse del sistema operativo di un elaboratore o di un sistema di banca dati e di consentirne l'utilizzazione» [art. 1, comma 1, lettera c) decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999].
Il Codice non ha invece incluso questa figura tra le proprie definizioni normative. Tuttavia le funzioni tipiche dell'amministrazione di un sistema sono richiamate nel menzionato allegato B, nella parte in cui prevede l'obbligo per i titolari di assicurare la custodia delle componenti riservate delle credenziali di autenticazione. Gran parte dei compiti previsti nel medesimo allegato B spettano tipicamente all'amministratore di sistema: dalla realizzazione di copie di sicurezza (operazioni di backup e recovery dei dati) alla custodia delle credenziali alla gestione dei sistemi di autenticazione e di autorizzazione.
Nel loro complesso, le norme predette mettono in rilievo la particolare capacita' di azione propria degli amministratori di sistema e la natura fiduciaria delle relative mansioni, analoga a quella che, in un contesto del tutto differente, caratterizza determinati incarichi di custodia e altre attivita' per il cui svolgimento e' previsto il possesso di particolari requisiti tecnico-organizzativi, di onorabilita', professionali, morali o di condotta, a oggi non contemplati per lo svolgimento di uno dei ruoli piu' delicati della «Societa' dell'informazione» (vedi nota 2).
Nel corso delle attivita' ispettive disposte negli ultimi anni dal Garante e' stato possibile rilevare quale importanza annettano ai ruoli di system administrator (e di network administrator o database administrator) la gran parte di aziende e di grandi organizzazioni pubbliche e private, al di la' delle definizioni giuridiche, individuando tali figure nell'ambito di piani di sicurezza o di documenti programmatici e designandoli a volte quali responsabili.
In altri casi, non soltanto in organizzazioni di piccole dimensioni, si e' invece riscontrata, anche a elevati livelli di responsabilita', una carente consapevolezza delle criticita' insite nello svolgimento delle predette mansioni, con preoccupante sottovalutazione dei rischi derivanti dall'azione incontrollata di chi dovrebbe essere preposto anche a compiti di vigilanza e controllo del corretto utilizzo di un sistema informatico.
Con il presente provvedimento il Garante intende pertanto richiamare tutti i titolari di trattamenti effettuati, anche in parte, mediante strumenti elettronici alla necessita' di prestare massima attenzione ai rischi e alle criticita' implicite nell'affidamento degli incarichi di amministratore di sistema.
L'Autorita' ravvisa inoltre l'esigenza di individuare in questa sede alcune prime misure di carattere organizzativo che favoriscano una piu' agevole conoscenza, nell'ambito di organizzazioni ed enti pubblici e privati, dell'esistenza di determinati ruoli tecnici, delle responsabilita' connesse a tali mansioni e, in taluni casi, dell'identita' dei soggetti che operano quali amministratori di sistema in relazione ai diversi servizi e banche di dati.

2. Quadro di riferimento normativo.
Nell'ambito del Codice il presente provvedimento si richiama, in particolare, all'art. 154, comma 1, lettera h), rientrando tra i compiti dell'Autorita' quello di promuovere la «conoscenza tra il pubblico della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e delle relative finalita', nonche' delle misure di sicurezza dei dati».
La lettera c) del medesimo comma 1 prevede poi la possibilita', da parte del Garante, di prescrivere misure e accorgimenti, specifici o di carattere generale, che i titolari di trattamento sono tenuti ad adottare.

3. Segnalazione ai titolari di trattamenti relativa alle funzioni di amministratore di sistema.
Ai sensi del menzionato art. 154, comma 1, lettera h) il Garante, nel segnalare a tutti i titolari di trattamenti di dati personali soggetti all'ambito applicativo del Codice ed effettuati con strumenti elettronici la particolare criticita' del ruolo degli amministratori di sistema, richiama l'attenzione dei medesimi titolari sulla necessita' di adottare idonee cautele volte a prevenire e ad accertare eventuali accessi non consentiti ai dati personali, in specie quelli realizzati con abuso della qualita' di amministratore di sistema; richiama inoltre l'attenzione sull'esigenza di valutare con particolare cura l'attribuzione di funzioni tecniche propriamente corrispondenti o assimilabili a quelle di amministratore di sistema, laddove queste siano esercitate in un contesto che renda ad essi tecnicamente possibile l'accesso, anche fortuito, a dati personali. Cio', tenendo in considerazione l'opportunita' o meno di tale attribuzione e le concrete modalita' sulla base delle quali si svolge l'incarico, unitamente alle qualita' tecniche, professionali e di condotta del soggetto individuato, da vagliare anche in considerazione delle responsabilita', specie di ordine penale e civile (articoli 15 e 169 del Codice), che possono derivare in caso di incauta o inidonea designazione.

4. Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici.
Di seguito sono indicati gli accorgimenti e le misure che vengono prescritti ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c) del Codice, a tutti i titolari dei trattamenti di dati personali effettuati con strumenti elettronici, esclusi, allo stato, quelli effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili che, ponendo minori rischi per gli interessati, sono stati oggetto delle recenti misure di semplificazione (art. 29 decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 6 novembre 2008).
I seguenti accorgimenti e misure lasciano impregiudicata l'adozione di altre specifiche cautele imposte da discipline di settore per particolari trattamenti o che verranno eventualmente prescritte dal Garante ai sensi dell'art. 17 del Codice. Per effetto del presente provvedimento:
4.1. Valutazione delle caratteristiche soggettive.
L'attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve avvenire previa valutazione dell'esperienza, della capacita' e dell'affidabilita' del soggetto designato, il quale deve fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.
Anche quando le funzioni di amministratore di sistema o assimilate sono attribuite solo nel quadro di una designazione quale incaricato del trattamento ai sensi dell'art. 30 del Codice, il titolare e il responsabile devono attenersi comunque a criteri di valutazione equipollenti a quelli richiesti per la designazione dei responsabili ai sensi dell'art. 29.
4.2. Designazioni individuali.
La designazione quale amministratore di sistema deve essere in ogni caso individuale e recare l'elencazione analitica degli ambiti di operativita' consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato.
4.3. Elenco degli amministratori di sistema.
Gli estremi identificativi delle persone fisiche amministratori di sistema, con l'elenco delle funzioni ad essi attribuite, devono essere riportati nel documento programmatico sulla sicurezza, oppure, nei casi in cui il titolare non e' tenuto a redigerlo, annotati comunque in un documento interno da mantenere aggiornato e disponibile in caso di accertamenti anche da parte del Garante.
Qualora l'attivita' degli amministratori di sistema riguardi anche indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale di lavoratori, i titolari pubblici e privati nella qualita' di datori di lavoro sono tenuti a rendere nota o conoscibile l'identita' degli amministratori di sistema nell'ambito delle proprie organizzazioni, secondo le caratteristiche dell'azienda o del servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. Cio', avvalendosi dell'informativa resa agli interessati ai sensi dell'art. 13 del Codice nell'ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico la cui adozione e' prevista dal provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58); in alternativa si possono anche utilizzare strumenti di comunicazione interna (a es., intranet aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini).
Cio', salvi i casi in cui tale forma di pubblicita' o di conoscibilita' non sia esclusa in forza di un'eventuale disposizione di legge che disciplini in modo difforme uno specifico settore.
Nel caso di servizi di amministrazione di sistema affidati in outsourcing il titolare deve conservare direttamente e specificamente, per ogni eventuale evenienza, gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema.
4.4. Verifica delle attivita'.
L'operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto, con cadenza almeno annuale, di un'attivita' di verifica da parte dei titolari del trattamento, in modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai trattamenti dei dati personali previste dalle norme vigenti.
4.5. Registrazione degli accessi.
Devono essere adottati sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori di sistema. Le registrazioni (access log) devono avere caratteristiche di completezza, inalterabilita' e possibilita' di verifica della loro integrita' adeguate al raggiungimento dello scopo di verifica per cui sono richieste.
Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la descrizione dell'evento che le ha generate e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

5. Tempi di adozione delle misure e degli accorgimenti.
Per tutti i titolari dei trattamenti gia' iniziati o che avranno inizio entro trenta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del presente provvedimento, le misure e gli accorgimenti di cui al punto 4 dovranno essere introdotti al piu' presto e comunque entro, e non oltre, il termine che e' congruo stabilire, in centoventi giorni dalla medesima data. Per tutti gli altri trattamenti che avranno inizio dopo il predetto termine di trenta giorni dalla pubblicazione, gli accorgimenti e le misure dovranno essere introdotti anteriormente all'inizio del trattamento dei dati.

Tutto cio' premesso il Garante:

  1. Ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera h) del Codice, nel segnalare a tutti i titolari di trattamenti di dati personali soggetti all'ambito applicativo del Codice ed effettuati con strumenti elettronici la particolare criticita' del ruolo degli amministratori di sistema, richiama l'attenzione dei medesimi titolari sull'esigenza di valutare con particolare attenzione l'attribuzione di funzioni tecniche propriamente corrispondenti o assimilabili a quelle di amministratore di sistema (system administrator), amministratore di base di dati (database administrator) o amministratore di rete (network administrator), laddove tali funzioni siano esercitate in un contesto che renda ad essi tecnicamente possibile l'accesso, anche fortuito, a dati personali. Cio', tenendo in considerazione l'opportunita' o meno di tale attribuzione e le concrete modalita' sulla base delle quali si svolge l'incarico, unitamente alle qualita' tecniche, professionali e di condotta del soggetto individuato.
  2. Ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c) del Codice prescrive l'adozione delle seguenti misure ai titolari dei trattamenti di dati personali soggetti all'ambito applicativo del Codice ed effettuati con strumenti elettronici, anche in ambito giudiziario e di forze di polizia (articoli 46 e 53 del Codice), salvo per quelli effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili che pongono minori rischi per gli interessati e sono stati oggetto delle misure di semplificazione introdotte di recente per legge (art. 29, decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 6 novembre 2008):
    a) Valutazione delle caratteristiche soggettive.
    L'attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve avvenire previa valutazione delle caratteristiche di esperienza, capacita' e affidabilita' del soggetto designato, il quale deve fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.
    Anche quando le funzioni di amministratore di sistema o assimilate sono attribuite solo nel quadro di una designazione quale incaricato del trattamento ai sensi dell'art. 30 del Codice, il titolare e il responsabile devono attenersi comunque a criteri di valutazione equipollenti a quelli richiesti per la designazione dei responsabili ai sensi dell'art. 29;
    b) Designazioni individuali.
    La designazione quale amministratore di sistema deve essere individuale e recare l'elencazione analitica degli ambiti di operativita' consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato.
    c) Elenco degli amministratori di sistema.
    Gli estremi identificativi delle persone fisiche amministratori di sistema, con l'elenco delle funzioni ad essi attribuite, devono essere riportati nel documento programmatico sulla sicurezza oppure, nei casi in cui il titolare non e' tenuto a redigerlo, annotati comunque in un documento interno da mantenere aggiornato e disponibile in caso di accertamenti da parte del Garante.
    Qualora l'attivita' degli amministratori di sistema riguardi anche indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale dei lavoratori, i titolari pubblici e privati sono tenuti a rendere nota o conoscibile l'identita' degli amministratori di sistema nell'ambito delle proprie organizzazioni, secondo le caratteristiche dell'azienda o del servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. Cio', avvalendosi dell'informativa resa agli interessati ai sensi dell'art. 13 del Codice nell'ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico di cui al provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58) o, in alternativa, mediante altri
    strumenti di comunicazione interna (ad es., intranet aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini). Cio', salvi i casi in cui tali forme di pubblicita' o di conoscibilita' siano incompatibili con diverse previsioni dell'ordinamento che disciplinino uno specifico settore;
    d) Servizi in outsourcing.
    Nel caso di servizi di amministrazione di sistema affidati in outsourcing il titolare deve conservare direttamente e specificamente, per ogni eventuale evenienza, gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema;
    e) Verifica delle attivita'.
    L'operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto, con cadenza almeno annuale, di un'attivita' di verifica da parte dei titolari del trattamento, in modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza riguardanti i trattamenti dei dati personali previste dalle norme vigenti.
    f) Registrazione degli accessi.
    Devono essere adottati sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori di sistema. Le registrazioni (access log) devono avere caratteristiche di completezza, inalterabilita' e possibilita' di verifica della loro integrita' adeguate al raggiungimento dello scopo per cui sono richieste. Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la descrizione dell'evento che le ha generate e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.
  3. Dispone che le misure e gli accorgimenti di cui al punto 2 del presente dispositivo siano introdotti, per tutti i trattamenti gia' iniziati o che avranno inizio entro trenta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del presente provvedimento, al piu' presto e comunque entro, e non oltre, il termine che e' congruo stabilire in centoventi giorni dalla medesima data; per tutti gli altri trattamenti che avranno inizio dopo il predetto termine di trenta giorni dalla pubblicazione, gli accorgimenti e le misure dovranno essere introdotti anteriormente all'inizio del trattamento dei dati.
  4. Dispone che copia del presente provvedimento sia trasmesso al Ministero della giustizia - Ufficio pubblicazione leggi e decreti per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 27 novembre 2008

Il presidente e relatore: Pizzetti
Il segretario generale: Buttarelli

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Note

  1. V., ad es., l'art. 5 legge 18 marzo 2008, n. 48, che prevede, oltre a una maggiore pena, la procedibilita' d'uffico nel caso in cui il reato sia commesso con «abuso della qualita' di operatore del sistema».
  2. Per altro verso il legislatore, nell'intervenire in tema di «Societa' dell'informazione», ha previsto che i certificatori di firma elettronica, i quali sono preposti al trattamento dei dati connessi al rilascio del certificato di firma, debbano possedere i requisiti di onorabilita' richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche, oltre ai requisiti tecnici necessari per lo svolgimento della loro attivita' (articoli 26, 27 e 29 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82).