Garante Privacy: Regolamento n. 2/2007 del 14 dicembre 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
VISTO l’articolo 2, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni apportate da ultimo con legge 11 febbraio 2005, n. 15, ai sensi del quale le pubbliche amministrazioni determinano per ciascun tipo di procedimento, in quanto non sia già direttamente disposto per legge o per regolamento, il termine entro cui il procedimento deve concludersi;
VISTO l’articolo 4 della medesima legge 7 agosto 1990, n. 241 ai sensi del quale le pubbliche amministrazioni, se non è già stabilito direttamente per legge o per regolamento, determinano per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile del procedimento;
RILEVATO che diversi termini di procedimenti amministrativi sono specificamente determinati da norme di legge o di regolamento, anche in materia di contratti pubblici;
VISTO l’articolo 156, comma 3, lett. a) del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), ai sensi del quale il Garante, con propri regolamenti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, definisce l’organizzazione e il funzionamento dell’Ufficio anche ai fini dello svolgimento dei compiti previsti dall’articolo 154 del medesimo Codice;
VISTO il regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’Ufficio del Garante (deliberazione 28 giugno 2000, n. 15, in G.U. 13 luglio 2000, n. 162) e, in particolare, l’art. 13, comma 2, che prevede l’adozione di disposizioni sulla durata dei procedimenti amministrativi di competenza dell’Autorità;
VISTA la ricognizione dei procedimenti di competenza dell’Autorità, delle unità organizzative in cui è articolato l’ufficio del Garante e delle relative competenze;
VISTI gli atti d’ufficio;
VISTE le proposte e le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15, comma 1 del predetto regolamento n. 1/2000;
RELATORE il prof. Francesco Pizzetti;

DELIBERA:

è adottato il regolamento n. 2/2007, concernente l’individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei dati personali, riportato in allegato alla presente deliberazione di cui costituisce parte integrante e di cui è disposta la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensi dell’articolo 156, comma 3, lett. a), del Codice in materia di protezione dei dati personali.

Roma, 14 dicembre 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Pizzetti
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli

ALLEGATO

Regolamento concernente l’individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei dati personali (artt. 2, comma 2, e 4 l. 7 agosto 1990, n. 241; art. 156 d.lg. 30 giugno 2003, n. 196)

Art. 1
Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni elencate nell’art. 4 del Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito denominato “Codice”.

Art. 2
Oggetto del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina la durata dei procedimenti amministrativi presso il Garante e individua le unità organizzative responsabili di tali procedimenti.

Art. 3
Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento si applica ai procedimenti di competenza del Garante, conseguenti a una iniziativa di parte o avviati d’ufficio, e alle fasi procedimentali svolte presso il Garante in procedimenti di competenza di altri soggetti pubblici, indicati nelle allegate tabelle A e B che costituiscono parte integrante del presente regolamento.
2. Nella tabella A è riportato il termine entro il quale ciascun procedimento o fase procedimentale deve essere concluso per legge, nonché l’unità organizzativa competente e la fonte normativa di riferimento; nella tabella B è individuato il termine entro il quale ciascun procedimento deve essere comunque concluso, nonché l’unità organizzativa competente e la fonte normativa di riferimento.
3. Per i procedimenti volti all’emanazione di regolamenti il termine e l’unità organizzativa competente sono individuati nei singoli casi.
4. Se non è altrove diversamente previsto, per i procedimenti di modifica di provvedimenti già adottati si applica lo stesso termine previsto per il procedimento principale.
5. Eventuali altri procedimenti amministrativi avviati e non indicati nella tabella B si concludono nel termine stabilito da altra fonte normativa o, in mancanza, in quello di novanta giorni ai sensi dell’articolo 2, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni.

Art. 4
Decorrenza del termine per i procedimenti di competenza del Garante

1. Per i procedimenti amministrativi avviati d’ufficio e per i procedimenti amministrativi relativi alle segnalazioni e ai reclami di cui all’articolo 141, comma 1, lett. a) e b), del Codice, il termine decorre dalla data in cui il procedimento è avviato in conformità al regolamento del Garante n. 1/2007.
2. Salvo diversa indicazione contenuta nelle tabelle allegate, per ogni altro procedimento amministrativo di competenza del Garante il termine decorre dalla data di ricevimento della domanda, richiesta, comunicazione o del diverso atto di iniziativa, comunque denominato, da parte del dipartimento o altra unità organizzativa competente.

Art. 5
Decorrenza del termine per le fasi procedimentali

1. Per le fasi procedimentali relative a procedimenti di competenza di altri soggetti pubblici il termine decorre dal ricevimento dell’atto di impulso proveniente dal soggetto pubblico che procede.

Art. 6
Sospensione del decorso dei termini

1. Il decorso dei termini è sospeso dal 1° agosto al 15 settembre di ciascun anno e riprende a decorrere dalla fine del periodo di sospensione, salvo i casi in cui sussiste per taluno un pregiudizio imminente e irreparabile. Se il decorso ha inizio durante tale periodo, l’inizio stesso è differito alla fine del periodo medesimo.
2. Oltre che nelle ipotesi previste dall’art. 12, comma 3, del regolamento n. 1/2007 per i casi complessi, o di accertamenti ispettivi o di riunione di procedimenti, il decorso dei termini è sospeso, altresì, in ogni caso in cui una fonte normativa prevede la sospensione del procedimento amministrativo o del termine per una decisione da parte dell’Autorità. La sospensione opera per il periodo di tempo espressamente previsto e il termine riprende a decorrere dalla fine del periodo di sospensione.
3. Il decorso dei termini è, inoltre, sospeso per il tempo in cui documenti necessari per la trattazione del procedimento sono indisponibili per effetto di provvedimenti dell’autorità giudiziaria.
4. Il responsabile del procedimento amministrativo informa le parti interessate della data di inizio o di cessazione della sospensione.

Art. 7
Attività istruttoria

1. Salvo quanto previsto da specifiche norme di legge o di regolamento, se il richiedente è invitato dall’Autorità a fornire notizie, integrazioni o precisazioni o a esibire documenti necessari, i termini previsti nelle tabelle A e B per provvedere sulla richiesta, istanza o diverso atto di iniziativa comunque denominato sono sospesi e decorrono nuovamente dalla data di scadenza del termine fissato per l’adempimento richiesto.

Art. 8
Pareri obbligatori

1. Ove debba essere sentito obbligatoriamente un organo in funzione consultiva e il parere non intervenga entro il termine stabilito dalla legge o da regolamento o, se mancante, dall’articolo 16, commi 1 e 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, il responsabile del procedimento amministrativo può procedere indipendentemente dall’espressione del parere. Qualora ritenga di non avvalersi di tale facoltà, il responsabile del procedimento amministrativo cura la comunicazione alle parti interessate della determinazione di attendere il parere per un ulteriore periodo di tempo definito, che non è computato ai fini del termine finale del procedimento e che non può essere superiore a quarantacinque giorni. Decorso inutilmente tale ulteriore periodo, l’Autorità procede indipendentemente dall’acquisizione del parere.
2. Nell’ipotesi di cui all’articolo 16, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241 l’Autorità, decorso inutilmente l’ulteriore periodo di cui al comma 1 del presente articolo, comunica all’organo interpellato per il parere l’impossibilità di proseguire i propri lavori, informandone le parti interessate.
3. Quando, per legge o regolamento, l’adozione di un provvedimento deve essere preceduta dall’acquisizione di valutazioni tecniche di organi o enti appositi e questi non provvedono e non rappresentano esigenze istruttorie ai sensi e nei termini di cui all’articolo 17 della legge 7 agosto 1990, n. 241, il responsabile del procedimento amministrativo cura la richiesta delle suddette valutazioni tecniche agli altri organismi di cui al comma 1 del medesimo articolo 17 e partecipa alle parti interessate l’intervenuta richiesta. In tali casi, il tempo occorrente per l’acquisizione delle valutazioni tecniche non è computato ai fini del termine finale del procedimento.
4. Nell’ipotesi di cui al comma 2 dell’articolo 17 della legge 7 agosto 1990, n. 241 si applica la disposizione di cui al comma 2 del presente articolo.

Art. 9
Pareri facoltativi

1. Quando, in conformità alla legge, risulta opportuno acquisire un parere non obbligatorio da parte del Consiglio di Stato o dell’Avvocatura dello Stato, il responsabile del procedimento ne dà notizia alle parti interessate, riassumendone le ragioni. In tal caso, il periodo di tempo occorrente per l’acquisizione del parere, a decorrere dalla richiesta sino alla sua ricezione, non è computato nel termine finale del procedimento, se il parere medesimo è reso nel termine di cui all’articolo 16 della legge 7 agosto 1990, n. 241. L’Autorità procede prescindendo dal parere, se questo non è reso nei termini suddetti.
2. L’acquisizione in via facoltativa di pareri e di valutazioni tecniche di organi, amministrazioni o enti, fuori del caso di cui al comma 1, ha luogo rispettando il termine finale del procedimento.

Art. 10
Fasi procedimentali presso altre autorità o amministrazioni

1. Fuori dei casi di cui agli articoli 8 e 9, se nel corso del procedimento amministrativo talune fasi sono di competenza di altri soggetti pubblici, il termine finale del procedimento deve intendersi non comprensivo dei periodi di tempo necessari per espletare le fasi stesse.

Art. 11
Conclusione dei procedimenti

1. Nei casi di cui alla tabella A, i termini per la conclusione dei procedimenti amministrativi o delle fasi procedimentali si riferiscono alla data di adozione del provvedimento del collegio.
2. Nei casi di cui alla tabella B, i termini per la conclusione dei procedimenti si riferiscono alla data in cui l’unità organizzativa competente conclude l’esame dell’affare. Quando il procedimento è definito con provvedimento del collegio, il termine per l’adozione del medesimo provvedimento è non superiore a sessanta giorni dalla data di ricezione degli atti in conformità all’articolo 15 del regolamento del Garante n. 1/2000.

Art. 12
Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. I termini indicati nella tabella B si osservano a decorrere dal 1° giugno 2008.

TABELLA A
RICOGNIZIONE DEI TERMINI PER I PROCEDIMENTI DIRETTAMENTE PREVISTI PER LEGGE

1) TERMINI PREVISTI NEL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196)

2) TERMINI PREVISTI IN ALTRE DISPOSIZIONI NORMATIVE

TABELLA B – TERMINI NON DIRETTAMENTE PREVISTI PER LEGGE

1) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI INDIVIDUATI NEL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

(*) Nei casi in esame, il procedimento s’intende avviato con la designazione del componente del collegio.
(**) Gli accertamenti possono essere avviati anche sulla base di prime informazioni e notizie, acquisite nel termine previsto per le istruttorie preliminari (art. 14, comma 2, reg. del Garante n. 1/2007).

2) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI PREVISTI NEL REGOLAMENTO DEL GARANTE N. 2/2000 CONCERNENTE IL TRATTAMENTO GIURIDICO ED ECONOMICO DEL PERSONALE

• Dipartimento risorse umane

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1. In corsivo la rettifica avvenuta con comunicato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 132 del 7/06/2008