DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
11 febbraio 2005, n.68
Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata,
a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l’articolo 87 della Costituzione;
Visto l’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l’articolo 27, commi 8, lettera e), e 9, della legge 16 gennaio 2003, n. 3;
Visto l’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 25 marzo 2004;
Espletata la procedura di informazione di cui alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 22 giugno 1998, modificata dalla direttiva 98/48/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 luglio 1998, attuata con legge 21 giugno 1986, n. 317, cosi’ come modificata dal decreto legislativo 23 novembre 2000, n. 427;
Acquisito il parere della Conferenza unificata, ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, espresso nella riunione del 20 maggio 2004;
Vista la nota del 29 marzo 2004, con la quale e’ stato richiesto il parere del Garante per la protezione dei dati personali;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell’adunanza del 14 giugno 2004;
Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 28 gennaio 2005;
Sulla proposta del Ministro per la funzione pubblica e del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze;
E m a n a
il seguente regolamento:
Art. 1.
Oggetto e definizioni
1. Il presente regolamento stabilisce le caratteristiche e le modalita’ per l’erogazione e la fruizione di servizi di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata.
2. Ai fini del presente regolamento si intende per:
a) busta di trasporto, il documento informatico che contiene il messaggio di posta elettronica certificata;
b) Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, di seguito denominato: «CNIPA», l’organismo di cui all’articolo 4, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39, come modificato dall’articolo 176, comma 3, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
c) dati di certificazione, i dati inseriti nelle ricevute indicate dal presente regolamento, relativi alla trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata;
d) dominio di posta elettronica certificata, l’insieme di tutte e sole le caselle di posta elettronica certificata il cui indirizzo fa riferimento, nell’estensione, ad uno stesso dominio della rete Internet, definito secondo gli standard propri di tale rete;
e) log dei messaggi, il registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante posta elettronica certificata tenuto dal gestore;
f) messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati;
g) posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale e’ fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici;
h) posta elettronica, un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici;
i) riferimento temporale, l’informazione contenente la data e l’ora che viene associata ad un messaggio di posta elettronica certificata;
l) utente di posta elettronica certificata, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi ente, associazione o organismo, nonche’ eventuali unita’ organizzative interne ove presenti, che sia mittente o destinatario di posta elettronica certificata;
m) virus informatico, un programma informatico avente per scopo o per effetto il danneggiamento di un sistema informatico o telematico, dei dati o dei programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, ovvero l’interruzione, totale o parziale, o l’alterazione del suo funzionamento.
Art. 2.
Soggetti del servizio di posta elettronica certificata
1. Sono soggetti del servizio di posta elettronica certificata:
a) il mittente, cioe’ l’utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
b) il destinatario, cioe’ l’utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
c) il gestore del servizio, cioe’ il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata.
Art. 3.
Trasmissione del documento informatico
1. Il comma 1 dell’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e’ sostituito dal seguente:
«1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.».
Art. 4.
Utilizzo della posta elettronica certificata
1. La posta elettronica certificata consente l’invio di messaggi la cui trasmissione e’ valida agli effetti di legge.
2. Per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, e’ quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati o tra questi e le pubbliche amministrazioni. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e puo’ essere revocata nella stessa forma.
3. La volonta’ espressa ai sensi del comma 2 non puo’ comunque dedursi dalla mera indicazione dell’indirizzo di posta certificata nella corrispondenza o in altre comunicazioni o pubblicazioni del soggetto.
4. Le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volonta’ di accettare l’invio di posta elettronica certificata mediante indicazione nell’atto di iscrizione al registro delle imprese. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e puo’ essere revocata nella stessa forma.
5. Le modalita’ attraverso le quali il privato comunica la disponibilita’ all’utilizzo della posta elettronica certificata, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, il mutamento del medesimo o l’eventuale cessazione della disponibilita’, nonche’ le modalita’ di conservazione, da parte dei gestori del servizio, della documentazione relativa sono definite nelle regole tecniche di cui all’articolo 17.
6. La validita’ della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata e’ attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna, di cui all’articolo 6.
7. Il mittente o il destinatario che intendono fruire del servizio di posta elettronica certificata si avvalgono di uno dei gestori di cui agli articoli 14 e 15.
Art. 5.
Modalita’ della trasmissione e interoperabilita’
1. Il messaggio di posta elettronica certificata inviato dal mittente al proprio gestore di posta elettronica certificata viene da quest’ultimo trasmesso al destinatario direttamente o trasferito al gestore di posta elettronica certificata di cui si avvale il destinatario stesso; quest’ultimo gestore provvede alla consegna nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.
2. Nel caso in cui la trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata avviene tra diversi gestori, essi assicurano l’interoperabilita’ dei servizi offerti, secondo quanto previsto dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
Art. 6.
Ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna
1. Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata.
2. Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal destinatario fornisce al mittente, all’indirizzo elettronico del mittente, la ricevuta di avvenuta consegna.
3. La ricevuta di avvenuta consegna fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata e’ effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione.
4. La ricevuta di avvenuta consegna puo’ contenere anche la copia completa del messaggio di posta elettronica certificata consegnato secondo quanto specificato dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
5. La ricevuta di avvenuta consegna e’ rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio di posta elettronica certificata nella casella di posta elettronica messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario.
6. La ricevuta di avvenuta consegna e’ emessa esclusivamente a fronte della ricezione di una busta di trasporto valida secondo le modalita’ previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
7. Nel caso in cui il mittente non abbia piu’ la disponibilita’ delle ricevute dei messaggi di posta elettronica certificata inviati, le informazioni di cui all’articolo 11, detenute dai gestori, sono opponibili ai terzi ai sensi dell’articolo 14, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
Art. 7.
Ricevuta di presa in carico
1. Quando la trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata avviene tramite piu’ gestori il gestore del destinatario rilascia al gestore del mittente la ricevuta che attesta l’avvenuta presa in carico del messaggio.
Art. 8.
Avviso di mancata consegna
1. Quando il messaggio di posta elettronica certificata non risulta consegnabile il gestore comunica al mittente, entro le ventiquattro ore successive all’invio, la mancata consegna tramite un avviso secondo le modalita’ previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
Art. 9.
Firma elettronica delle ricevute e della busta di trasporto
1. Le ricevute rilasciate dai gestori di posta elettronica certificata sono sottoscritte dai medesimi mediante una firma elettronica avanzata ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera dd), del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, generata automaticamente dal sistema di posta elettronica e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l’integrita’ e l’autenticita’ delle ricevute stesse secondo le modalita’ previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
2. La busta di trasporto e’ sottoscritta con una firma elettronica di cui al comma 1 che garantisce la provenienza, l’integrita’ e l’autenticita’ del messaggio di posta elettronica certificata secondo le modalita’ previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
Art. 10.
Riferimento temporale
1. Il riferimento temporale e la marca temporale sono formati in conformita’ a quanto previsto dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
2. I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi.
Art. 11.
Sicurezza della trasmissione
1. I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto.
2. Durante le fasi di trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata, i gestori mantengono traccia delle operazioni svolte su un apposito log dei messaggi. I dati contenuti nel suddetto registro sono conservati dal gestore di posta elettronica certificata per trenta mesi.
3. Per la tenuta del registro i gestori adottano le opportune soluzioni tecniche e organizzative che garantiscano la riservatezza, la sicurezza, l’integrita’ e l’inalterabilita’ nel tempo delle informazioni in esso contenute.
4. I gestori di posta elettronica certificata prevedono, comunque, l’esistenza di servizi di emergenza che in ogni caso assicurano il completamento della trasmissione ed il rilascio delle ricevute.
Art. 12.
Virus informatici
1. Qualora il gestore del mittente riceva messaggi con virus informatici e’ tenuto a non accettarli, informando tempestivamente il mittente dell’impossibilita’ di dar corso alla trasmissione; in tale caso il gestore conserva i messaggi ricevuti per trenta mesi secondo le modalita’ definite dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
2. Qualora il gestore del destinatario riceva messaggi con virus informatici e’ tenuto a non inoltrarli al destinatario, informando tempestivamente il gestore del mittente, affinche’ comunichi al mittente medesimo l’impossibilita’ di dar corso alla trasmissione; in tale caso il gestore del destinatario conserva i messaggi ricevuti per trenta mesi secondo le modalita’ definite dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
Art. 13.
Livelli minimi di servizio
1. I gestori di posta elettronica certificata sono tenuti ad assicurare il livello minimo di servizio previsto dalle regole tecniche di cui all’articolo 17.
Art. 14.
Elenco dei gestori di posta elettronica certificata
1. Il mittente o il destinatario che intendono fruire del servizio di posta elettronica certificata si avvalgono dei gestori inclusi in un apposito elenco pubblico disciplinato dal presente articolo.
2. Le pubbliche amministrazioni ed i privati che intendono esercitare l’attivita’ di gestore di posta elettronica certificata inviano al CNIPA domanda di iscrizione nell’elenco dei gestori di posta elettronica certificata.
3. I richiedenti l’iscrizione nell’elenco dei gestori di posta elettronica certificata diversi dalle pubbliche amministrazioni devono avere natura giuridica di societa’ di capitali e capitale sociale interamente versato non inferiore a un milione di euro.
4. I gestori di posta elettronica certificata o, se persone giuridiche, i loro legali rappresentanti ed i soggetti preposti all’amministrazione devono, inoltre, possedere i requisiti di onorabilita’ richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche di cui all’articolo 26 del testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia, di cui al decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, e successive modificazioni.
5. Non possono rivestire la carica di rappresentante legale, di componente del consiglio di amministrazione, di componente del collegio sindacale, o di soggetto comunque preposto all’amministrazione del gestore privato coloro i quali sono stati sottoposti a misure di prevenzione, disposte dall’autorita’ giudiziaria ai sensi della legge 27 dicembre 1956, n. 1423, e della legge 31 maggio 1965, n. 575, e successive modificazioni, ovvero sono stati condannati con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione, alla reclusione non inferiore ad un anno per delitti contro la pubblica amministrazione, in danno di sistemi informatici o telematici, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’economia pubblica, ovvero per un delitto in materia tributaria.
6. Il richiedente deve inoltre:
a) dimostrare l’affidabilita’ organizzativa e tecnica necessaria per svolgere il servizio di posta elettronica certificata;
b) impiegare personale dotato delle conoscenze specifiche dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della tecnologia della posta elettronica e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate;
c) rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui all’articolo 17;
d) applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e tecniche consolidate;
e) utilizzare per la firma elettronica, di cui all’articolo 9, dispositivi che garantiscono la sicurezza delle informazioni gestite in conformita’ a criteri riconosciuti in ambito europeo o internazionale;
f) adottare adeguate misure per garantire l’integrita’ e la sicurezza del servizio di posta elettronica certificata;
g) prevedere servizi di emergenza che assicurano in ogni caso il completamento della trasmissione;
h) fornire, entro i dodici mesi successivi all’iscrizione nell’elenco dei gestori di posta elettronica certificata, dichiarazione di conformita’ del proprio sistema di qualita’ alle norme ISO 9000, successive evoluzioni o a norme equivalenti, relativa al processo di erogazione di posta elettronica certificata;
i) fornire copia di una polizza assicurativa di copertura dei rischi dell’attivita’ e dei danni causati a terzi.
7. Trascorsi novanta giorni dalla presentazione, la domanda si considera accolta qualora il CNIPA non abbia comunicato all’interessato il provvedimento di diniego.
8. Il termine di cui al comma 7 puo’ essere interrotto una sola volta esclusivamente per la motivata richiesta di documenti che integrino o completino la documentazione presentata e che non siano gia’ nella disponibilita’ del CNIPA o che questo non possa acquisire autonomamente. In tale caso, il termine riprende a decorrere dalla data di ricezione della documentazione integrativa.
9. Il procedimento di iscrizione nell’elenco dei gestori di posta elettronica certificata di cui al presente articolo puo’ essere sospeso nei confronti dei soggetti per i quali risultano pendenti procedimenti penali per delitti in danno di sistemi informatici o telematici.
10. I soggetti di cui al comma 1 forniscono i dati, previsti dalle regole tecniche di cui all’articolo 17, necessari per l’iscrizione nell’elenco dei gestori.
11. Ogni variazione organizzativa o tecnica concernente il gestore ed il servizio di posta elettronica certificata e’ comunicata al CNIPA entro il quindicesimo giorno.
12. Il venire meno di uno o piu’ requisiti tra quelli indicati al presente articolo e’ causa di cancellazione dall’elenco.
13. Il CNIPA svolge funzioni di vigilanza e controllo sull’attivita’ esercitata dagli iscritti all’elenco di cui al comma 1.
Art. 15.
Gestori di posta elettronica certificata stabiliti nei Paesi dell’Unione europea
1. Puo’ esercitare il servizio di posta elettronica certificata il gestore del servizio stabilito in altri Stati membri dell’Unione europea che soddisfi, conformemente alla legislazione dello Stato membro di stabilimento, formalita’ e requisiti equivalenti ai contenuti del presente decreto e operi nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 17. E’ fatta salva in particolare, la possibilita’ di avvalersi di gestori stabiliti in altri Stati membri
dell’Unione europea che rivestono una forma giuridica equipollente a quella prevista dall’articolo 14, comma 3.
2. Per i gestori di posta elettronica certificata stabiliti in altri Stati membri dell’Unione europea il CNIPA verifica l’equivalenza ai requisiti ed alle formalita’ di cui al presente decreto e alle regole tecniche di cui all’articolo 17.
Art. 16.
Disposizioni per le pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni possono svolgere autonomamente l’attivita’ di gestione del servizio di posta elettronica certificata, oppure avvalersi dei servizi offerti da altri gestori pubblici o privati, rispettando le regole tecniche e di sicurezza previste dal presente regolamento.
2. L’utilizzo di caselle di posta elettronica certificata rilasciate a privati da pubbliche amministrazioni incluse nell’elenco di cui all’articolo 14, comma 2, costituisce invio valido ai sensi del presente decreto limitatamente ai rapporti intrattenuti tra le amministrazioni medesime ed i privati cui sono rilasciate le caselle di posta elettronica certificata.
3. Le pubbliche amministrazioni garantiscono ai terzi la libera scelta del gestore di posta elettronica certificata.
4. Le disposizioni di cui al presente regolamento non si applicano all’uso degli strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo penale, nel processo amministrativo, nel processo tributario e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti, per i quali restano ferme le specifiche disposizioni normative.
Art. 17.
Regole tecniche
1. Il Ministro per l’innovazione e le tecnologie definisce, ai sensi dell’articolo 8, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sentito il Ministro per la funzione pubblica, le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. Qualora le predette regole riguardino la certificazione di sicurezza dei prodotti e dei sistemi e’ acquisito il concerto del Ministro delle comunicazioni.
Art. 18.
Disposizioni finali
1. Le modifiche di cui all’articolo 3 apportate all’articolo 14, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, (Testo A) si intendono riferite anche al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 444 (Testo C). Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara’ inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E’ fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.
Dato a Roma, addi’ 11 febbraio 2005
CIAMPI
Berlusconi, Presidente del Consiglio dei Ministri
Baccini, Ministro per la funzione pubblica
Stanca, Ministro per l’innovazione e le tecnologie
Siniscalco, Ministro del-l’economia e delle finanze
Visto, il Guardasigilli: Castelli
Registrato alla Corte dei conti il 18 aprile 2005
Registro n. 4, Ministeri istituzionali, foglio n. 332