Modello: Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003 (Da inviare al cliente sotto forma di lettera)

Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003
(Da inviare  al cliente sotto forma di lettera)

Preg.mo sig./a,
Le comunico che il D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.

Ai sensi dell'articolo 13 del D.lgs. n.196/2003, pertanto, Le comunico quanto segue:

a) I dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari, eventualmente acquisiti, anche, presso terzi, saranno utilizzati – nel rispetto della normativa vigente e fermi gli obblighi di riservatezza e di segreto professionale - esclusivamente per finalità di tipo legale / giudiziario in conformità allo scopo per cui è stato conferito mandato e, comunque, per finalità connesse e/o strumentali allo svolgimento degli incarichi professionali affidati allo studio legale *******, escluso – pertanto – ogni utilizzo diverso e/o confliggente con i Suoi (“interessato”).

b) Il trattamento delle informazioni che La riguardano sarà improntato ai  principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e saranno trattati e conservati con strumenti informatici ( con modalità cartacee) .

c) Il conferimento dei dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari deve intendersi quale mera facoltà e non obbligo.

d) Lo studio legale dell’avv. ******** ha redatto ed approntato un D.P.S. ( Documento Programmatico della Sicurezza) nel quale sono descritte ed individuate le misure di sicurezza adottate per la sicurezza dei dati personali – identificativi – sensibili e giudiziari e gli eventuali aggiornamenti e/o modificazioni dei dati identificativi dei titolari, dei responsabili e/o degli incaricati

e) Gli estremi identificativi dei titolari del trattamento sono:

- Avv. _________________, nato il _________a ____________, cod.fisc. _______________;
- Avv. _________________, nato il _________a ____________, cod.fisc. _______________;
- Avv. _________________, nato il _________a ____________, cod.fisc. _______________;

- ai sensi dell’articolo 4 lettera “g” quale “responsabile del trattamento” è nominato il Sig. ______________________ ; ogni modificazione del nominativo del responsabile verrà comunicata.

Infine, Le comunico che:

1. Il trattamento dei dati avverrà in modo idoneo a garantire la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati che consentano la memorizzazione, la gestione e la trasmissione degli stessi.

2. I dati e la documentazione necessari e pertinenti agli incarichi in corso da instaurare o cessati verranno conservati, in archiviazione, oltre l’esecuzione degli incarichi affidati e precisamente per il periodo di 10 anni ed anche oltre tale periodo limitatamente ai dati personali per ragioni di carattere storico statistico e connesse al tipo di software utilizzato per la gestione dello Studio Legale e per la formazione dei testi.

3. I dati trattati attraverso strumenti automatizzati saranno invece cancellati all’esaurimento dell’incarico conferito, tranne quelli pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi conferiti dal medesimo cliente (“interessato”).

4. Si fa presente che è facoltà dell’interessato ex articolo 52 D.Lgs.n.196/2003 chiedere – secondo le modalità ed i termini in quella stessa norma indicati - che, per motivi legittimi, sia omessa  l’indicazione delle generalità e di altri dati identificativi dello stesso nell’ipotesi di diffusione della eventuale sentenza o di altro provvedimento giurisdizionale.

Le comunico che il trattamento dei dati sensibili , identificativi e giudiziari richiede l’autorizzazione da parte Sua e la mancata autorizzazione potrebbe rendere non espletabile il mandato conferito e conseguentemente il Suo rifiuto al trattamento e la conservazione dei dati, potrebbe comportare la rinuncia al mandato conferito per impossibilità alla prosecuzione dei giudizi in corso.
 In ogni caso La informo che i dati non saranno comunicati ad altri soggetti, né saranno oggetto di diffusione, fatta eccezione per i dati personali che per motivi fiscali si renderà necessari comunicare al commercialista dello Studio che ha dato assicurazione circa il rispetto del Codice della Privacy e della assoluta riservatezza oltre che dell’approntamento di un D.P.S. in conformità a quanto previsto dal citato Codice e dall’allegato B allo stesso Codice.
La informo che in ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell'art.7 del D.lgs.196/2003, che per Sua comodità si riproduce in calce alla presente informativa
La informo che il conferimento dei suoi dati personali, sensibili, identificativi e giudiziari sono necessari per l’esercizio del mandato conferito onde consentire una adeguata difesa dei Suoi interessi e che, prescindendo dall’autorizzazione generale del Garante n. 04/2004, ritengo necessario che Lei conferisca espressa autorizzazione al trattamento dei dati personali, identificativi, sensibili e giudiziari.
Pertanto, La invito a prender contatti con il mio studio onde formalizzare l’autorizzazione ex d. l.vo 196/2003 preavvertendola che in difetto, potrei essere costretto a rimettere il mandato conferitomi se dovesse ravvisarsi la necessità, per una adeguata esecuzione dello stesso al trattamento e/o diffusione dei  dati per i quali è necessaria la sua autorizzazione.

Di seguito si riportano le disposizioni del d. l.vo 196/03 che riguardano i Suoi diritti in materia di riservatezza dei dati personali, sensibili, identificativi e giudiziari.

1. ART.26 comma 4 lettera “c” – GARANZIE PER I DATI SENSIBILI: “[…] 4. I dati sensibili possono essere oggetto di trattamento anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante: c) quando il trattamento è necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000 n.397, o – comunque  - per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale il diritto deve essere di rango pari a quello dell’interessato ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile […]”.
2. ART.13 - INFORMATIVA: “1. L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati personali sono previamente infirmati oralmente o per iscritto circa: a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto; d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati medesimi; e) i diritti di cui all’articolo 7; f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell’articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione  le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l’elenco aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato un  responsabile per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’art.7 è indicato tale responsabile. 2. L’informativa di cui al comma 1 contiene ance gli elementi previsti da specifiche disposizioni del presente codice e può non comprendere gli elementi già noti alla persona che fornisce i dati o la cui conoscenza può ostacolare in concreto l’espletamento da parte di un soggetto pubblico di funzioni ispettive o di controllo svolte per finalità di difesa o sicurezza dello Stato oppure di prevenzione, accertamento o repressione di reati. 3. Il Garante può individuare con proprio provvedimento modalità semplificate per l’informativa fornita in particolare da servizi telefonici di assistenza e informazione al pubblico. 4. Se i dati personali non sono raccolti presso l’interessato l’informativa di cui al comma 1, comprensiva delle categorie di dati trattati, è data al medesimo interessato all’atto della registrazione dei dati o, quando,è prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione. 5. La disposizione di cui al comma 4 non si applica quando: a) i dati sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un  regolamento o dalla legge comunitaria; b) i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000 n.397 o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; c) l’informativa all’interessato comporta un impiego di mezzi che il Garante – prescrivendo eventuali misure appropriate – dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli – a giudizio del Garante – impossibile”.
3. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] b) <dato personale>, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; c) <dati identificativi> i dati personali che permettono l‘identificazione diretta dell’interessato; d) <dati sensibili>, i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; e) <dati giudiziari>, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’art.3 comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u) del D.P.R. 14.11.2002 n.313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61del codice di procedura penale”. 
4. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] f) <titolare>, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono – anche unitamente ad altro titolare . le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; g) <responsabile>, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; h) <incaricati>, le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o responsabile”.
5. ART.7 – DIRITTO DI ACCESSO AI DATI PERSONALI ED ALTRI DIRITTI: “1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: a) dell’’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art.5 comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L’interessato ha diritto di ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero - quando via ha interesse – l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere da “a” a “b” sono state portate a conoscenza anche per quanto riguarda l loro contenuto di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L’interessato ha diritto di opporsi in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale”.
6. ART.25 – DIVIETI DI COMUNICAZIONE e DIFFUSIONE: “1. La comunicazione e la diffusione sono vietate, oltre che in caso di divieto disposto dal Garante o dall’Autorità giudiziaria: a) in riferimento ai dati personali dei quali è stata ordinata la cancellazione, ovvero quanto è decorso il periodo di tempo indicato nell’art.11 comma 1, lettera “e”; b) per finalità diverse da quelle indicate nella notificazione del trattamento, ove prescritta. 2. È fatta salva la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, da forze di polizia, dall’autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza da altri soggetti pubblici ai sensi dell’art.58, comma 2, per finalità di difesa o sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati”.
7. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] a) <trattamento> qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati anche se non registrati in una banca dati […]; l) <comunicazione> il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; m) <diffusione> il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione”.
Luogo e data
(Firma)