Modello: Comunicazione alla ditta delle pulizie

FACSIMILE COMUNICAZIONE ALLA DITTA DI PULIZIE DEI LOCALI

Spettabile Ditta _________________

Vi comunichiamo che l’entrata in vigore dal 01/01/2004 del d. l.vo n. 196/03 ( Codice in materia di protezione dei dati personali impone degli obblighi a carico di chiunque abbia accesso al ns. Studio Legale.
In particolare il punto 29 del Disciplinare tecnico, allegato B) al D.Lgs. n.196/2003 impone l’obbligo del controllo dell’accesso agli archivi e la identificazione e registrazione di chiunque vi accede al di fuori degli orari di normale lavoro.
In ottemperanza agli obblighi imposti dal predetto d. l.vo abbiamo la necessità di conoscere i soggetti che accedono nei locali ove sono risposti gli archivi. Conseguentemente siete invitati a comunicarci preventivamente le generalità dei Vs. abituali addetti e/o dipendenti che saranno deputati alle operazioni di pulizia dello Studio Legale ubicato in Via ____________  e ciò anche al fine di consentirci di predisporre idonea autorizzazione all’accesso all’immobile ed ai locali di archivio. Analogamente vogliate comunicarci eventuali variazioni dei soggetti addetti alle operazioni di pulizia che saranno avviati presso il ns. Studio Legale.
Sarà necessario che Vi dotiate di un registro delle persone autorizzate ad accedere nei nostri locali.
Le persone autorizzate dovranno limitarsi alle sole attività di pulizia.
Vogliate dare istruzione ai Vs addetti che ogni qualsivoglia materiale cartaceo e/o supporto asportato, destinato allo smaltimento dei rifiuti, dovrà essere riposto con cura negli appositi sacchi di plastica e tali sacchi dovranno essere chiusi in maniera che gli atti e i documenti in essi contenuti non possano, nemmeno accidentalmente, fuoriuscire.
Vogliate dare istruzione ai Vs. addetti dall’astenersi di effettuare ogni qualsivoglia apertura di plichi dei quali accidentalmente dovessero avere disponibilità perché ad esmpio riposti sulle scrivanie, e nell’ipotesi in cui, accidentalmente dovessero avere notizia di dati contenuti in cartelle vogliate dare istruzioni circa l’obbligo del più assoluto riservo, con divieto di diffusione o comunicazione di qualsivoglia notizia e/o dato dei quali dovessero venire a conoscenza anche se attraverso l’ascolto accidentale di colloqui.
Infine vogliate istruire i Vs. addetti delle responsabilità anche di natura penale di diffusione di notizie riservate.
Distinti saluti.

Data, ____________


 Il Titolare del trattamento
 (o il Responsabile del trattamento)
 _____________________________

 

Per ricevuta ed accettazione _________________ (Data e Firma della Ditta )